Kajabiを使ってオンラインビジネスを運営する上で、スタッフアカウントの適切な管理は欠かせません。セキュリティリスクを最小限に抑えながら、スタッフの能力を最大限に活用するために、Kajabiの4種類のアカウント（オーナー、管理者、アシスタント、サポートスペシャリスト）の特徴と権限を理解することが重要です。このブログ記事では、スタッフの役割に応じた最適なアカウントの割り当て方法、アカウント発行の手順、メール通知設定の方法などを詳しく解説します。セキュリティと利便性のバランスを保ちながら、スタッフアカウントを適切に管理する方法を学べば、あなたのオンラインビジネスをより効果的に運営できるようになるでしょう。
はじめに
あなたはKajabiで自分のオンラインスクールやコンテンツビジネスを展開する中で、スタッフやチームメンバーと一緒に働く機会が増えてきているのではないでしょうか。そんな時、スタッフ用のアカウントを発行することが重要になってきます。
なぜスタッフアカウントが必要なのでしょうか。それは、あなたのKajabiアカウントのセキュリティを守りつつ、スタッフにも適切な権限を与えて業務を効率化するためです。自分のメールアドレスとパスワードをスタッフに共有することは、セキュリティ上のリスクが高く、おすすめできません。
例えば、スタッフが別の場所から同じアカウントにログインし、パスワードを何度も間違えてしまうと、アカウントが一時的に凍結されてしまう可能性があります。また、スタッフが退職した際にもアカウント情報を変更する手間が発生します。
スタッフ用のアカウントを発行することで、これらのリスクを軽減できます。それぞれの役割に応じて適切な権限を設定することで、スタッフはあなたのKajabiアカウントを安全に利用でき、業務の効率化にもつながります。
ただし、スタッフアカウントを発行する際には、いくつか注意点があります。
- アカウントの種類と権限を理解する： Kajabiには複数のアカウント種類があり、それぞれ権限が異なります。適切なアカウントを選択することが重要です。
- セキュリティを維持する： スタッフにアカウントを発行する際は、強力なパスワードを設定し、定期的に変更するようにしましょう。また、必要以上の権限を与えないことも大切です。
- メール通知の設定を確認する： スタッフアカウントに届くメール通知の種類を適切に設定することで、業務に必要な情報だけを受信できるようにしましょう。
このブログ記事では、Kajabiでスタッフアカウントを発行する方法と、アカウントの種類や権限について詳しく解説します。セキュリティと利便性を両立させ、あなたのビジネスを効率的に運営するための知識を身につけましょう。
Kajabiのアカウントの種類と権限
Kajabiには、4種類のアカウントがあります。それぞれの特徴と権限について理解することが、適切なアカウント管理のために重要です。
- 1.オーナーアカウント
- Kajabiを契約した人のアカウント
- 全ての権限を持ち、アカウントの管理や設定を行える
- 通常は1人だけが持つアカウント
- 2.管理者アカウント（Administrator）
- オーナーアカウントの次に権限が高いアカウント
- オーナーアカウントとほぼ同等の権限を持つ
- 唯一の例外は、StripeやPaypalなどの決済アカウントの連携設定の変更ができないこと
- プランによって作成できる管理者アカウント数に制限がある
- 3.アシスタントアカウント（Assistant）
- 管理者アカウントの下位のアカウント
- サイト作成やコンテンツのアップロード、カスタマーサポートなどが可能
- 設定やアナリティクスの項目へのアクセスは制限される
- 4.サポートスペシャリストアカウント（Support Specialist）
- 最も権限が限定されたアカウント
- カスタマーサポートやコメントへの返信が主な役割
- サイト作成やコンテンツ管理はできない
これらのアカウントは、上位のアカウントほど権限が大きくなっています。オーナーアカウントは最も権限が高く、サポートスペシャリストアカウントは最も権限が制限されています。
Kajabiのプランによっては、作成できる管理者アカウント数に制限がある点に注意が必要です。例えば、ベーシック（Basic）プランでは管理者アカウントを1つしか作成できません。
また、Growthプランは10名まで、Proプランは25名まで、という人数制限がありますのでご注意ください。
上記画像は以下のKajabi公式のチュートリアルページから引用しました。
https://help.kajabi.com/hc/en-us/articles/4413468477211-Admin-users
それぞれのアカウントの権限を理解することで、スタッフの役割に応じて適切なアカウントを割り当てることができます。権限の設定を適切に行うことが、セキュリティの維持と業務の効率化につながるのです。
次のセクションでは、どのようなスタッフにどのアカウントを割り当てるべきかについて、詳しく解説します。
最適なアカウントの権限設定方法
Kajabiのアカウントの種類と権限について理解したところで、次は実際にどのようなスタッフにどの種類のアカウントを割り当てるべきかを考えていきましょう。スタッフの役割や能力、信頼度に応じて適切なアカウントを選択することが重要です。
- 1.管理者アカウントを与えるべき人
- あなたと同等の権限を持つべき信頼できるビジネスパートナーや家族
- Kajabiの設定や運用を全面的に任せられる経験豊富な外注業者
- ただし、StripeやPaypalの連携設定だけはオーナーアカウントで行う必要がある
管理者アカウントは、オーナーアカウントに次ぐ高い権限を持っています。信頼度の高いスタッフや外注業者にのみ、管理者アカウントを与えるようにしましょう。機密情報へのアクセスが可能なため、慎重な判断が必要です。
- 2.アシスタントアカウントに適した人
- サイト作成やコンテンツ管理を担当するスタッフや外注業者
- カスタマーサポートも行うスタッフ
- 機密情報へのアクセスは制限したいが、ある程度の権限は必要な人
アシスタントアカウントは、サイト作成やコンテンツ管理、カスタマーサポートなどを行うスタッフに適しています。設定やアナリティクスへのアクセスは制限されるため、機密情報の漏洩リスクを抑えられます。
- 3.サポートスペシャリストアカウントの使い方
- カスタマーサポートに特化したスタッフ
- コメントへの返信のみを担当する外注業者
- サイト作成やコンテンツ管理には関わらせたくない人
サポートスペシャリストアカウントは、カスタマーサポートに特化したスタッフや外注業者に最適です。権限が最も制限されているため、機密情報へのアクセスを最小限に抑えられます。
スタッフのスキルや経験、信頼度に応じて、適切なアカウントを割り当てることが大切です。権限の設定は、セキュリティと利便性のバランスを考えて行いましょう。必要以上の権限を与えることは避け、定期的にアカウントの設定を見直すことも重要です。
次のセクションでは、実際にスタッフアカウントを発行する手順について解説します。
スタッフアカウントの発行手順
スタッフの役割に応じて適切なアカウントを選択したら、いよいよアカウントを発行します。ここでは、Kajabiでスタッフアカウントを作成、停止、復活する方法を順を追って説明します。
- アカウントの作成方法
- オーナーアカウントまたは管理者アカウントでログインする
- 画面右上のアカウント名をクリックし、「アカウント設定（Accounts Settings）」に進む
- 「新規ユーザー（New User）」をクリックし、スタッフの情報を入力する
- 名前（ファーストネーム・ラストネーム）
- メールアドレス
- パスワード（2回入力）
- アカウントの種類（ロール）
スタッフ用のメールアドレスとパスワードを設定し、適切なアカウントの種類（ロール）を選択することが重要です。アカウントを作成すると、スタッフにKajabiから招待メールが送信されます。
- 2.メールアドレスとパスワードの設定
- スタッフ用のメールアドレスを使用する
- 強力なパスワードを設定し、定期的に変更する
- スタッフがメールのリンクをクリックし、パスワードを設定することで、アカウントが有効になる
セキュリティを維持するために、スタッフにはそれぞれ独自のメールアドレスとパスワードを使用させましょう。強力なパスワードを設定し、定期的に変更することが重要です。
- 3.アカウントの停止と復活方法
- スタッフが退職する場合や一時的にアクセスを制限する必要がある場合は、アカウントを停止する
- オーナーアカウントまたは管理者アカウントから、該当スタッフのアカウントを編集する
- 「アカウントの停止（Suspend User）」をクリックし、アカウントを停止する
- 必要に応じて、停止したアカウントを復活させることも可能（同じ画面で Unsuspend Userを押して復活ができる）
スタッフが退職する際は、速やかにアカウントを停止し、不要なアクセスを防ぐことが重要です。一時的にアクセスを制限する必要がある場合も、アカウントの停止機能を活用しましょう。
スタッフアカウントの発行は、少し手順が複雑に感じるかもしれません。しかし、セキュリティと利便性を両立させるために、適切な手順を踏むことが不可欠です。スタッフとのコミュニケーションを大切にし、アカウント管理に関する教育も行いましょう。
次のセクションでは、スタッフアカウントのメール通知設定について解説します。
スタッフアカウントのメール通知設定
Kajabiでは、スタッフアカウントに対してさまざまなメール通知を送信することができます。これらの通知は、スタッフの業務に関連する重要な情報を含んでいますが、時には不要なメールが多く届いてしまうこともあるでしょう。スタッフアカウントのメール通知設定を適切に行うことで、業務に必要な情報だけを受信できるようになります。
- 受信するメール通知の種類
- Kajabiからの重要なお知らせ（パスワードのリセットなど）
- コメントやコミュニティでの新しい投稿の通知
- 顧客のサブスクリプション情報の変更通知
- 購入者情報の通知
これらのメール通知は、スタッフの役割に応じて必要かどうかが異なります。カスタマーサポートを担当するスタッフには、コメントやコミュニティでの新しい投稿の通知が重要である一方、財務管理を担当するスタッフには、顧客のサブスクリプション情報の変更通知が必要になるでしょう。
- 2.メール通知のオン・オフ設定方法
- スタッフアカウントでログインし、右上のアイコンをクリックする
- 「マネージャーアカウント（Manager Account）」を選択する
- 「通知設定（Notification Settings）」から、各種メール通知のオン・オフを切り替える
スタッフ自身で、必要なメール通知だけをオンにし、不要なものをオフにすることができます。ただし、Kajabiからの重要なお知らせについては、オフにすることはできません。
スタッフアカウントのメール通知設定を適切に行うことで、スタッフは業務に集中しやすくなり、生産性の向上につながります。また、不要なメールを減らすことで、重要な情報を見落とすリスクも軽減できます。
スタッフとのコミュニケーションを通じて、各自の役割に応じたメール通知設定を行うことをおすすめします。定期的に設定を見直し、必要に応じて調整することも大切です。
次のセクションでは、これまでの内容をまとめ、スタッフアカウントを適切に管理することの重要性について再確認します。
まとめ
Kajabiでスタッフアカウントを管理することは、オンラインビジネスを効果的に運営するために欠かせません。適切なアカウント管理により、セキュリティを維持しつつ、スタッフの能力を最大限に活用できるようになります。
ここまでの内容を振り返ってみましょう。
- Kajabiには4種類のアカウント（オーナー、管理者、アシスタント、サポートスペシャリスト）があり、それぞれ権限が異なる。
- スタッフの役割や能力、信頼度に応じて、適切なアカウントを割り当てることが重要。
- スタッフアカウントの発行手順を理解し、セキュリティと利便性のバランスを考慮する。
- メール通知設定を適切に行うことで、スタッフの生産性を高め、重要な情報を見落とすリスクを軽減できる。
スタッフアカウントを適切に管理することは、あなたのビジネスの成功に直結します。セキュリティを確保することで、機密情報の漏洩や不正アクセスを防ぎ、ビジネスの信頼性を高められます。また、スタッフの役割に応じた適切な権限設定により、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。
一方で、スタッフアカウントの管理には細心の注意が必要です。権限の設定ミスや不適切なアカウント管理は、セキュリティリスクにつながる可能性があります。定期的にアカウントの設定を見直し、スタッフとのコミュニケーションを通じて、適切な管理体制を維持することが大切です。
Kajabiでのビジネス運営において、セキュリティと利便性のバランスを取ることは常に意識すべき重要な点です。スタッフアカウントの適切な管理は、そのバランスを保つための鍵となります。
このブログ記事で紹介した内容を参考に、あなたのビジネスに最適なスタッフアカウント管理方法を実践してみてください。セキュリティを確保しつつ、スタッフの能力を最大限に引き出すことで、あなたのオンラインビジネスはより一層発展していくでしょう。
