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Calendly で共通カレンダーを作成して複数のイベントを管理する方法

今回のブログ記事ではCalendly(カレンドリー)で複数のイベントを共有する方法について解説します。

Calendly(カレンドリー)公式サイトはこちら
https://calendly.com/

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自分のスケジュールを複数のイベントで共有する方法

オンラインビジネスを運営していく上で、無料の個別面談でお客様との契約クロージングをしたり、お金を払っていただいた方のための個別面談などのセッション(=Calendly用語における「イベント」)を開催する際に、気をつけるべきことがあります。

複数の種類のイベント(面談)の申し込みカレンダーを共通化して、スケジュールを管理しないとダブルブッキングなどのトラブルに繋がってしまう可能性がある、という点です。

もし、チームで運営していて面談ごとに担当者が複数いれば問題はないのですが、多くの方は1人で面談を担当されているでしょう。

その際に、ダブルブッキングのトラブルを避ける意味でも共通したカレンダーを使うことをお勧めします。

Availability(予約可能なスケジュール)から共通カレンダーを設定する

まずは共通するカレンダーを作成するため、「My Calendly」画面の中央にある「Availability」から入ります。

デフォルトで表示されているカレンダーがあると思いますが、それをカスタマイズするか、必要に応じて「+New Schedule」から新しいカレンダーを作って下さい。

わたしの場合は10時~18時ぐらいまでが予約可能で土日は基本的に受け付け不可に設定しています。

それぞれ日別または曜日別に可動可能な時間を設定し、公開する共通カレンダーを作成します。

作成したカレンダーを既存イベントに適応する

「ACTIVE ON」(=「オンになっているイベントでこのカレンダーが使われる」という設定)のプルタブを選択し、該当するイベントにチェックを入れ右下の「Save」を押下するとそのイベントに連動した共通カレンダーになります。

ここで実際にイベント内容を確認してみます。

実際のイベント設定画面で共通カレンダーが設定されているかどうかを確認する

「When can people book this Event?」では、各イベントごとに「Date range」では上から順に日にちを日数で限定しての公開、日付での公開設定、または無限に公開するなどの設定ができます。

そもそもイベントが1つしかなければ、「Set custom hours」を選択して予定を決めていけいいのですが、複数のイベントを同時に運用する場合は必ず「Use an existing Schedule」に設定することを推奨いたします。

そうすると、同時開催しているイベントの片方に予約が入った際、自動的に当日は他のイベントの予約が入らないようになりダブルブッキングを防げます。

もし、「Set custom hours」を使う場合は、カレンダーに表示される「Save as new Schedule」を押下してテンプレートとして保存しておき、「Availability」から入り歯車ボタンにある「Set as default」を選択すれば、テンプレート化したカレンダーを共通化することができます。

お1人で個別セッションを行われている方は、この設定で効率的にスケジュールを管理(公開)できますのでぜひ覚えて活用して下さい。

Calendly(カレンドリー)公式サイトはこちら
https://calendly.com/

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