今回はCalendly（カレンドリー）で効率的に自動化の設定ができるWorkflows（ワークフロー）機能の使い方について解説します。
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Calendly（カレンドリー）における「Workflow（ワークフロー）」機能とは？
Workflows機能とは、お客様が起こしたアクションに対する全体設定です。
主にメールやテキスト送信のアクション設定となりますが、似たような機能として「Notifications and Cancellation Policy（リマインドとキャンセルの設定）」があります。
こちらはイベントごとにリマインダーやフォローメール送信などを設定する機能なので、イベントが一つだけの場合にはこちらから設定することをお勧めします。
実際にWorkflow（ワークフロー）の設定を行なっていく方法
複数のイベントが存在して一括で設定を行いたい場合は「Workflows」機能を使う場合があります。
まず、「Workflows」を押下すると、右側に実際のフローがテンプレート化されて表示されていますが、「Get started with workflows」をクリックすると、個別設定画面に切り替わります。
セッション申込者へのリマインドメールを設定する方法
まず、「Email reminder to invitee（申し込み者にリマインドメールを送る）」で予約直後の確認メール（ウェルカムメール）設定をします。
「Workflow name（ワークフローの名称）」に適宜、名前を入れ、「When This happens（発動のタイミング）」では送信するタイミングを選択します。
こちらの機能は、欲を言えばステップメールのような形で段階的に送信できる設定があれば良いのですが、1個ずつのみ設定ができないので実はあまりお勧めではありません。
例えば予約直後の確認メール（ウェルカムメール）を送る場合、「Choose a template」で「Custom」を選択し、「Subject」（件名）や「Body」（本文）など、必要な箇所をそれぞれ日本語に書き換えます（画像例）。
ここで作成したメール内容を保存しておくことでテンプレートとして残しておけば便利（テンプレート化機能がないので自分でコピーしておいてください）です。
「Add action」を押下すると、新しいメール設定を追加することができるので、続けてリマインダーメールなどの設定ができます。
「Which event types will this apply to？（どのイベントで設定するか？）」でこの設定を反映させたいイベントを選択して「Apply」と「SAVE」を押下します。
これで予約直後に対してのアクション設定ができました。
新しいワークフローを追加する
右上にある「+ New Workflows」で新しいアクション（設定）を追加することができます。
例えば24時間前や2時間前にリマインダーメールを送る場合、同じく「Email reminder to invitee」で「Workflow name」に適宜、名前を入れ、「When This happens」では送信するタイミングを選択します。
メール内容は先程作ったテンプレートをコピペして内容を書き替えるとリマインダーメールを設定することができます。
テキストを送りたければ、「Add action」を押下して「Send text to invitee」を選択しテキスト内容を書き変えることもできます。
こちらも最後は「Which event types will this apply to？」を押下して設定を反映させたいイベントを選択し「Apply」と「SAVE」を押下します。
同じ要領で右上にある「+ New Workflows」から当日のリマインドを設定することができます。
イベント後のフォローアップメールを自動化する方法
イベント後のフォローアップメールを設定したい場合、「+ New Workflows」を押下して新しいアクションを追加します。
「When This happens」では送信するタイミングを選択しますが、例えばイベントが終了してから30分後に送る場合は「30minuites after event ends」を選択し、同じようにメールの内容を書き替えます。
ちなみに何をもってイベント終了後30分とするかというと、例えばZOOMで面接をした場合などは、あらかじめ開始時間や所要時間を設定しています。
面談所要時間が1時間であれば、開始時間から1時間経過して、さらに30分経つと自動的にフォローアップメールを送るという設定になります。
したがって、フォローアップメール送信を5分後などに設定してしまうと、面接が長引いてしまったにも関わらず、設定した時間で自動的にフォローアップメールが送信されてしまうので、面談終了後の30分後や1時間後など時間的余裕をもって設定することをお勧めします。
作成したワークフローの一覧を確認する
ここまでの設定を見てみると、予約直後、24時間前、当日2時間前、そして終了30分後にメールやメッセージなどを送る設定が出来上がりました。
予めこちらをしっかりと作っておけば、複数のイベントを管理する際などに役立つのでぜひ覚えて下さい。
繰り返しになりますが、そもそもイベントが１つだけの場合はこのWorkflows（ワークフロー）機能を使わずに、そのイベントの設定画面にある「Notifications and Cancellation Policy（リマインドとキャンセルの設定）」から各メール設定をすることをお勧めします。
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