Calendly （カレンドリー）の面談予約ページの作成方法

2023年3月23日
2024年11月19日
Calendly, ツール
海外製ソフトウェア

今回の記事ではCalendly（カレンドリー）の面談予約ページを作成し、最適な形で公開するための設定方法について解説します。

Calendly（カレンドリー）公式サイトはこちら
https://calendly.com/

前回の記事はこちら

Calendly （カレンドリー）とZOOM を連携させる方法

1 Calendlyの面談予約ページとは？
2 Event（イベント）の作成方法
3 作成したイベントの予約ページのリンクを取得する方法
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Calendlyの面談予約ページとは？

Calendly（カレンドリー）を使うメリットは、お客様や見込み客様を対象に、「公開のカレンダー」を提供し、都合が良いタイミングで面談のアポイントを取り決めることができる点です。

そのためには、Calendlyを使って、「公開のカレンダー（公開のスケジュール）」を作成し、「この中から都合が良い日程を選んでくださいね」というページを用意しておく必要があります。

そのための設定を方法を今から解説して行きます。

Event（イベント）の作成方法

面談ページを作るためには、まず「Event（イベント）」を作る必要があります。

まずは、Calendlyにログインして、右上にある「+ Create」を押下して「Event type」を選択、面談タイプである個人対個人の「One-on-One」を選択します。

画面が切り替わり、イベントの詳細を入力するように促されます。

「Event name」（イベント名）の入力

「Event name」（イベント名）から順に入力します。

「〇〇体験セッション」のような形で、お客様にお見せする公式の名前を入力してください。

Location（ロケーション）の入力

次の「Location」（場所）は、オンライン面談の場合は、「どのオンライン会議ソフトを使用して面談をするのか？」ということです。

弊社の場合はZoomを利用することが多いので、今回はZoomを選択します。（もちろん、Microsoft Teamsなどのオンライン会議ソフトを使われている場合は、あなたが利用しているソフトウェアを選択してください。）

「Descripcion/Instruction」（詳細）の入力

その下にある「Descripcion/Instruction」は詳細や概要です。

ここでお客様に伝えたい詳細や指示、お申込資格や注意事項などを書いておきます。

ここで書いた内容が面談の予約ページに表示されますので、この文章をしっかり書いておくことで、本来対象ではないお客様を排除したり、余計なトラブルを防ぐことができます。

弊社では、

・セッションの目的や内容

・お申し込み資格

・キャンセル規約

などを書いておき、それに目を通した上でセッションにお申し込みいただけるようにしていますので、ここはしっかり書くようにしてください。

Event Link（イベントリンク）の設定

その下の「Event link」（イベントリンク）では、イベントのURLを設定することができます。

例を挙げると、面談予約ページのリンクを、カレンドリードットコム/自分のアカウント名/（ここの文字列を好きに決められる）

ということです。

なので、free-session（フリーセッション）とか、taiken（＝体験）とかでもいいですので、適当な英数字を入れておいてください。

Event Color（イベントの色）の設定

この設定ページの最後に、Event Color（イベントの色）という項目もありますが、こちらは好きな色を設定しておけばOKです。

（イベント一覧画面でその色がイベントごとに反映されますので見やすくなる、という意味がありますが、正直どうでもいいですね笑）

予約可能なスケジュールを設定する

ここまでの入力が終われば右上の「Next」を押下します。

次に日程調整や予約画面に移るので「Date range（面談可能なスケジュールの公開期間）」で予約可能な期間を設定します。

ここでは、3種類の日程の選択方法があります。

１、〇〇 Calendar Days into the future （今後「〇〇日間」の日程を常に公開する）

1つ目の選択肢は、継続的にセッションを募集する場合に有効です。

デフォルトだと60日になっていますが、その場合、例えば、仮に今日が7月1日であれば、お客様は「8月31日までの期間を予約できる」ということです。

「60日も先のスケジュールなんてわからないよ。。」という場合は、30日以内にしておくのが良いでしょう。

まあ1ヶ月以上先のセッションを予約されても、予約したお客様もその頃には予約したことを忘れていたり、そもそも気が変わっている可能性も高いので、「長くても30日以内」というのがベストだと思います。

その際、「Calendar days」であれば、全ての曜日が選択可能となってしまいますので、「平日しか面談を行わない」という場合は、「calenday days」をクリックし、Weekdays – excluedes weekends and only counts Mon – Fri – （平日はカウントせず、週末以外の月から金のみを予約可能にする）を選んでも良いでしょう。

（当然ですが、日本の祝日には対応していないので、祝日を休みにしたい場合は後から手動で設定する必要があります。）

ただし、「平日はカウントせず」と書いてあるので、仮に「30日」と入力した場合、「今から平日30日を予約可能とする」という意味となり、1ヶ月以上先までの日程が公開される設定になりますので、「平日20日」ぐらいにしておくのも1つです。

デフォルトのCalendar daysに設定すると、もし週末に予約を受け付けない場合は、後から「土日は外す」という設定を行う必要がありますが、そのほうが設定する側もわかりやすいかと思います。

２、Within a date range（カレンダーで予約可能な範囲を選ぶ）

１は継続的に「常に今から一定の日数の予定を公開し続ける」のに対して、２はあらかじめ決められた期間内のみスケジュールを公開する、という選択肢です。

例えば、「今月だけ面談を受け付けます！」という場合は、この２を選択し、スケジュール期間を例えば「7月1日-7月31日」というように設定しておけば、8月になったらもう予約をすることができなくなります。

「毎月面談を受け付けます！」という場合は、１の「〇〇 days into the future」を選択するのがいいですが、「来月以降はやらない、今月だけ面談を受け付けます」というように、面談を受け付ける期間が決まっている方は、２の「Within a date range」でスケジュール範囲を選択するほうがいいです。

３、期間を設けず予約を受け付ける

３は私も選んだことがないですが、通常は選ぶ必要がないです。

ずっと先までの予約を受け付けられる設定になってしまいますので、通常は１か２を選択すべきです。

Duration（１セッションあたりの所要時間）を決める

Date rangeの下にある「Duration（所要時間）」とは1回の面談あたりの所要時間です。

こちらを決めておくことで、面談の枠の数が決まるわけです。

例えば、１セッションが1時間であれば、仮に休憩時間を設けない設定にした場合、仮に朝10時からセッション可能にしておけば、面談予約のページ上で

10時、11時、12時、と1時間刻みでお客様はセッションの時間を選ぶことができるようになります。

もちろん、実際にイベント（＝セッション）を開催するのはZOOMなどの外部ツールになりますので、お互いのスケジュールが空いてさえいれば、「1時間の予定のセッションが長引いて2時間になってもよい」ということです。

セッションの時間を設定しておけば、あらかじめお客様にも「１セッションはこのぐらいの時間なんだな」という時間制限について知っておいてもらえますし、実際に予約できるセッションの枠数も自ずと決まりますので、必ず１セッションの所要時間を設定しておいてください。

（設定できる１セッションの所要時間の最大時間は12時間とのことです。）

Availablity（予約可能時間）の設定方法

ここまでの設定で、予約可能な期間や１セッションあたりの所要時間、などを設定してきましたが、ここでは実際に「1日の中で何時から何時までが予約可能な時間なのか？」を設定して行きます。

一番簡単なのは、「Set Custom Hours」＝カスタムで設定する、を選択し、例えば、

・基本的に月-金の10時-11時と13時から17時までは面談の申し込みが可能とする（12時-13時まではお昼休憩）

・「ただし、今週の月曜日は朝から社内ミーティングがあるから13時からのみ受付可能にしよう」というようにタブルブッキングを防ぐために追加の予定に応じて、セッション可能な時間を1日ごとに変えていくことができます。

次の「How do you want to offer your Availability for this event type？」で、「Set custom hours」にチェックを入れると下にカレンダーが表示されるので予約可能な日を選択してください。

例えば、毎週日曜日を予約不可にしたい場合は日曜日にカーソルをあて、「Edit all Sunday」を選択し、「Apply」を押下すると全ての日曜日を予約不可に設定することができます。

また、予約可能な時間帯を個別に設定することが可能なので、必要や予定に応じて曜日や時間帯を設定でき、随時変更も可能です。

Availability機能を使ってあらかじめスケジュール表を作っておくのもお勧め

ここでお勧めのスケジュール設定方法は、トップメニューにある「Availabilty（アベイラビリティ＝予約可能時間）」から「New Schedule（新しいスケジュール）」を選択し、先に自分の基本的なスケジュールを入力しておくことです。

そうすると、各イベントの設定画面では、予め決めておいた「スケジュール設定」の中から自分に合う最適なスケジュールを選択するのが良いです。

私が昔、アメリカに出張で長期滞在していた時期に面談を受け付けていたときは、当然、「アメリカ時間における日中」しか面談は受けられませんので、「Availabilty（予約可能なスケジュール）」を「アメリカ滞在」というスケジュールに切り替えて、日本時間の早朝のみ面談を受け付けていました。

こうすることで、普段の予定が大きく変わった際も、予め設定しておいた「Availbilty（予約可能なスケジュール）」を切り替えるだけで、簡単に設定を変えることができるので、お勧めです。

セッション前後に休憩時間（＝次のセッションの準備時間）を設けるかどうか？

カレンダーの下に「Want to add time before or after your events？（イベントの前か後に空き時間を入れるか？）」という設定項目がありますが、こちらは「予約時間の前後の何分（時間）は別の予定を入れないようにする」という設定です。

別にイベント（面談）前の準備時間は必要ないと思いますが、「イベント後の15分は空けておく」としておけば、仮に１セッションの所要時間が1時間だとしたら、セッション後の15分間は空けておくことができるわけです。

休みなしでぶっ通しでセッションが入っていても大変ですので、そのような休憩時間を設けておいて、その間にトイレに行ったり、飲み物を飲む時間に当てるのもよいでしょう。

この設定をした場合、例えば「朝10時から1時間のセッションが入った場合」→「次に予約できる枠は11時15分から」となるわけです。

私が以前、お客様に対して、1日何人も個人面談を行なっていた際は、別にこの機能は使わずに、「1セッションは45分」と設定しておいて、多少長引いても50-55分でセッションは終わらせて、最短5分程度で次のセッションの準備をしていました。

ですので、別に自分で休憩時間を管理できる人は、あえてこの機能を使う必要はありません。

追加ルールの設定（Additional Rules）について

イベント前後の休憩時間の設定の後は、Nextで次のページに行っても良いのですが、「Additional rules for your availability（予約に関する追加ルール設定）」という設定項目もあるので、簡単に解説します。

何分おきにセッションを予約できるか？（Start time increments）

「Start time Increments」とは、何分おきにセッションを予約できるか？という設定です。

私の場合は、60min（60分おき）に設定しているので、例えば、朝10時から予約開始にした場合、朝10時、11時、12時、という1時間間隔でセッションの予約を受け付けることができます。

もしここで30min（30分おき）に設定していると、朝10時から予約できる場合、10時、10時30分、11時、11時30分、というように予約枠が小刻みになります。

個人的にはそれだとややこしいので、仮に45分から1時間以内のセッションであれば、60分おきにするのがよいでしょう。

30分などの短いセッションであれば、30minに設定して、30分ごとに予約できる枠を作っておいても良いでしょう。

セッションを予約できる締め切り設定（Scheduling conditions）

「Scheduling conditions」とは、ある日（時間）を締め切りとして区切り、それに対し何日前及び何時間前なら申し込めるという締め切りの設定です。

弊社の場合は、当日でも申し込みが入る可能性があると、1日の予定が立てづらくなってしまいますので、例えば朝10時から面談を予約開放していても、12時間前の前日夜10時を過ぎると申し込めなくなる設定にしております。

（そうしないと、「今日はセッションの予約がないから外出するかー」と外出した際に、ギリギリの時間に予約を入れる方がいらっしゃった場合、対応できない可能性が高いからです。）

そのような場合、「Invitees can‘t Schedule within（お客様は〇〇時間前を過ぎると申し込めなくなる）」の欄に12（hours）と設定します。

1日に予約可能な人数の制限（Maximum allowed events per day for this type of event）

下の「Maximum allowed events per day for this type of event」は1日当たり受付可能な面談数です。

制限を設けたくなければ空欄のままでいいですが、例えば「1日のセッション数は5人が限界かな。。」と思えば、「5」と入力していてください。

（それだけお客様が来ていただけるのは嬉しいことですが、あまりオーバーワークにならないように制限を設けましょう！）

タイムゾーンの設定

「Time zone display」は特に変更する必要はありません。

デフォルトの「Automatically detect and show the times in my invitee’s time zone」（ページの訪問者のタイムゾーンを自動的に感知し、その国のタイムゾーンに合わせて時刻を表示する）という設定がお勧めです。

そうすれば、海外にお住まいの方と面談をする際にも、海外のお客様が申し込みをする際に、そのお客様がお住まいの国の現地時間で予約ができるので、「えーと、日本時間で13時ってことはこの国の時間だと○時で、、」という計算をお客様がする必要がなくなるので親切です。

（私も海外の会社が開催している面談に申し込む際、この設定にしておいてくれると、「日本時間で何時」と表示されるので、安心します。）

秘密のイベントにする（Secret event）

その下の「Secret event」（秘密のイベント）をオンにすると、予約ページは誰でも閲覧可能な状態ではなく、「こちらが招待した人（メールアドレスを入力するなどして招待する）」しかページを見れなります。

本当にシークレットなセッションでなければ、この設定はオフのままでいいです。（もし申し込み資格がないと思われる方が申し込んできたら、こちらでキャンセル処理も可能ですので。）

ここまで入力できたら、「Next」を押して次のページに行きます。

Additional Options（追加項目）の設定

次に「Additional Options」の設定に移ります。

Invitee Questions（申込者への質問）

こちらを設定しておくことで、お客様がセッションを申し込む際のフォームの入力項目をカスタマイズすることが可能です。

必ず設定しておきましょう。

「Name」や「Email」の項目はデフォルトのままにしておいて、下にある枠のペンマークから備考欄を編集します。

ここには「質問を事前にご記入ください」などの文言を入れ、お客様に事前質問などを書き入れてもらうスペースになります。

設定後には「Save ＆ Close」を押下して保存して下さい。

次の設定に移ります。

Notification and Cancellation Policy（リマインドとキャンセルに関する設定）

有料プランであれば、「Notification and Cancellation Policy（リマインドとキャンセルに関する設定）」の項目内でリマインダーを設定することができるので、必要に応じてメール（Email Reminders）やSMS（Text Reminders）でリマインダーを設定します。

リマインドの通知内容もカスタマイズでき、「Personalize」を押下して内容を書き変えることができるので必要に応じて記入します。

リマインドの発信タイミングは「Timing」で設定することができます。

同じくフォローアップメールも内容や発信するタイミングを設定できるので、それぞれ必要に応じ入力設定して下さい。

「Text Reminders」の下にある「Hide Cancellation Policy」では、「Include cancel and reschedule links in notification」にチェックを入れておくと、キャンセルがあった場合リスケジュールできる設定をオンにすることができます。

その下にある「Cancellation Policy」ではキャンセル時の条件を記入することができるので設定後は「Save ＆ Close」を押下して保存して下さい。

Confirmation Page（申し込み後の確認ページ）

次の「Confirmation Page」設定はいわゆるサンクスページです。

デフォルトでは英語表記になるので、外部でカスタマイズしたサイトを表示させたい場合は「On Confirmation」の欄を「Redirect to external site」にして下の「Redirect URL」にClickfunnelsやKajabiで用意したページのURLを貼ることで設定できます。